ХОЧУ БЫТЬ СЕКРЕТАРЁМ

Сегодня работа секретаря-референта становится все более востребованной, многие девушки хотели бы работать секретарем, но прошли времена, когда секретарей выбирали исключительно по длине ног. Современный бизнес требует, чтобы секретарь-референт был полноценным помощником руководителя, помогал ему принимать решения, мог предоставить и даже проанализировать информацию, а в случае отсутствия руководителя принять решение в интересах фирмы.

К сожалению, большинство кандидатов и кандидаток на роль секретаря этими знаниями и умениями не обладают, поэтому, если должность референта вам нравится, необходимо устранить эту проблему — тогда ваши шансы получить заветную должность будут несоизмеримо выше, на специалистов всегда большой спрос.

Итак, в чем же должен разбираться секретарь? Это право — трудовое, административное. Кроме того, разного рода организации ведут в свою деятельность в соответствии со специальными правилами для этого рода деятельности, естественно, их тоже следует знать.

Далее идут внутренние и внешние связи организации — структура фирмы и ее подразделений, руководители звеньев, функции различных служб, их взаимодействие между собой и основные задачи подразделений и организации в целом. Внешние — органы власти, налоговые и прочие службы, прямо контактирующие с организацией, дальше — партнеры, контрагенты, региональные представительства, дилеры и даже конкуренты.

Непосредственно работа секретаря — делопроизводство, владение компьютером в той степени, в которой это необходимо для данной фирмы, архивное дело и правила работы с документами, нормативы, основы психологии, деловой этики, дресс-код, а вот заправка картриджей, ремонт компьютеров, пожалуй, вас интересовать не должна.

Умения секретаря должны быть еще шире, и самое главное — организовать работу руководителя с максимальной эффективностью. В это понятие входит множество функций, начиная от правильной подготовки рабочего стола руководителя, своевременная подготовка документов, которые могут потребоваться в ближайшее время, информационное обеспечение СМИ и интернет, прием посетителей, организация совещаний, деловые обеды, стенография и многое другое.

Конечно, знать эти функции в совершенстве может только человек, работавший на должности секретаря, но и подготовиться к тем или иным задачам с нуля вы можете, освоив, скажем. Курсы делопроизводства, анализ СМИ, изучив нормативную базу, совершенствуя работу на компьютере, изучая языки и многое другое. Продемонстрировав это на собеседовании вкупе с желанием работать, вы можете реально рассчитывать на хорошую вакансию (и не только секретаря).